Vlastimir Ivančić, direktor IT-a u Valamaru, govori za Span.Today o dugogodišnjoj poslovnoj suradnji sa Spanom, podcrtavajući kako ga uvijek iznova razvesele funkcionalna i inovativna rješenja te pristup „baš po mjeri“.

Kad se govori o suradnji Valamara i Spana, Vlastimir uvijek ponavlja rečenicu koju je izgovorio, kako kaže, još davnih dana. – Bilo da se nešto dogovorimo ili se još tražimo oko nekih ideja, od Spana uvijek dobijem više nego što sam očekivao. To je definicija koju bih volio da postigne i naš IT tim unutar Valamara, jer to je, po mom mišljenju, definicija kvalitete.

Valamar – predvodnik digitalizacije u hotelskoj branši

Valamaru je stalo do kvalitete, zato je i prepoznat kao jedan od predvodnika digitalizacije u turističkom sektoru. Znaju da alati novoga doba mogu doprinijeti povećanju produktivnosti zaposlenika i kvalitete usluga za krajnje korisnike.

Važno je reagirati brzo, otkriti uzrok i otkloniti problem, ističu u Valamaru. U tu su svrhu posegnuli za cijelim nizom digitalnih rješenja kako bi njihov gost u svim fazama bio zbrinut i sretan.

Valamar Isabella Island Resort

Span je jedan od najdugovječnijih Valamarovih partnera kad je riječ o njihovom digitalnom odrastanju.

Ukratko, Span je zaslužan za funkcioniranje cijele Valamarove core infrastrukture. Puno se napravilo i na polju kolaboracijskih alata, uključujući zajednički mail, kalendare, Skype for business i Sharepoint. Osim toga, Valamar već godinama sa Spanom realizira i licence za poslovno okruženje. Span brine i o back up-u te bazama podataka koje se koriste za razne namjene, poput CRM-a.

Za Valamar se razvija i Business Intelligence (BI) rješenje namijenjeno sektoru kvalitete. U tijeku je i implementacija Spanove Service Sheeft aplikacije čiji je cilj standardizirati Valamarove IT usluge. – Span nas stalno prati i znamo da se na njih uvijek možemo osloniti. Nemam osjećaj da moram nekoga povlačiti za rukav, već obrnuto, oni u rukavu uvijek imaju spremnu ideju koju u konačnici i ostvare – ističe Vlastimir Ivančić, direktor IT-a u Valamaru.

Počeci suradnje

Suradnja Valamara i Spana započeta je 2006. godine. U to je vrijeme ova hotelska tvrtka bila dio većeg holdinga. Prvi serveri postavljeni su u Zagrebu, jer je tamo bilo sjedište uprave. Oni su, pak, imali zadatak standardizirati poslovanje destinacija, što je, govori Vlastimir, podrazumijevalo i standardizaciju IT sustava.

Valamar Dubrovnik President Hotel

– U to je vrijeme svaka destinacija imala svojeg voditelja i direktora informatike koji je odgovarao isključivo za tu destinaciju i nije se sagledavala šira slika. Span je kroz Valamarov IT postupno unosio novitete pa je ujednačen način rada postao standard na svim destinacijama.

Okidač je bio mail na mobitelu

Okidač za promjenu dogodio se kad je uprava na svojim pametnim telefonima počela koristiti mail, zahvaljujući Exchange serveru koji je bio izložen Internetu. Kad bi iz Zagreba dolazili na sastanke, imali su pristup mailu i bili svima spremni odgovoriti na pitanja. Ta novina brzo je uočena, zaposlenicima na destinacijama se svidjela i nije trebalo dugo čekati da i oni požele tu fleksibilnost.

– Mail na mobitelima bio je ključni element koji je pomogao da se prepozna standardizirani pristup i da se dođe do funkcionalnosti koje poslovanju doista trebaju.

Valamar Girandella Resort

Do 2008. na svim je destinacijama postavljena ista logika – domena, mail sustav, file server, back up server… – Tad je potpuno napušten način rada pri kojem zaposlenik mora imati 5 lozinki da bi mogao doći do nekog sustava. Sve se počelo raditi preko jednog korisničkog računa, što se danas uzima zdravo za gotovo – kaže Vlastimir.

SharePoint za ugodniju suradnju

Kao i sve velike i  geografski raspršene tvrtke, i Valamar je tražio rješenje kako da svojim zaposlenicima omogući suradnju i razmjenu dokumenata na jednostavniji način. To je postignuto SharePointom koji je svim zaposlenicima na svim destinacijama omogućio pristup i dijeljenje potrebnih dokumenata. Pronalaženje „najnovije“ verzije dokumenta kroz korespondencije u inboxu postalo je prošlost, govori Vlastimir i naglašava kako je to zaposlenicima značajno olakšalo poslovanje, navodeći primjer odjela Marketinga koji je na SharePoint preselio cijelu foto galeriju.

– Tad sam Spanu predložio da prilikom postavljanja SharePointa ugradimo i dodatna funkcionalna rješenja. Tom su prilikom razvijene tri aplikacije: upravljanje ugovorima, foto galerija i HelpDesk.

vlastimir ivančić, direktor IT-a u Valamaru

Korijeni Valamarove IT korisničke podrške također potječu iz Spana. Vlastimir Ivančić raspisao je projekt za aplikaciju HelpDeska upravo zahvaljujući edukaciji o ITIL-u koju je organizirao Span. – Bila je napravljena tako da SharePoint može preko maila ili korisničkog portala primiti zahtjev koji je upućen IT-u. Tako formirani  tiket već je sadržavao informaciju o pošiljatelju i onome što mu je potrebno. Sve je to ulazilo u zajedničku bazu, a mi u IT-u određivali smo prioritete i kategorizaciju… U međuvremenu, u pozadini se odvijala komunikacija s korisnikom o statusu otvorenog tiketa.

Span Service Sheeft aplikacija

Nažalost, HelpDesk aplikacija nije nikad zaživjela u punom profilu. No, želja za daljnjom standardizacijom IT procesa nije prestala, što je otvorilo vrata Spanovoj aplikaciji Service Sheeft.

– Možda je to stvar zrelosti kompanije koja više nije holding, već zasebna kompanija,  pa postoje centralna logika, fokus na usluge i potreba za IT-em. Sad se odmičemo od ideje onog HelpDeska kao primitivne aplikacije i zamjenjujemo ga Spanovim Service Sheeftom – skrojenim upravo za naše potrebe.

Implementacija Service Sheefta planirana je u dvije godine. Aplikacijom će se velika količina informacija evidentirati na strukturirani način pa će putem nje Span Valamarovom IT-u prenijeti svoju ekspertizu upravljanja poslovnim potrebama u IT području odgovornosti.

– Želimo da se Valamarov IT tim podigne na višu razinu. Želimo u svakodnevnom radnom procesu kvalitetno evidentirati stvari te na temelju prikupljenih analiza kvalitetnije upravljati IT-em. Primjerice, uočimo li tijekom sezone ili nekog razdoblja da imamo veliku zastupljenost jedne vrste problema, bitno je pronaći uzrok. Kad ga nađeš, onda otkloniš i svu tu masu problema koji su bili izazvani tim općim problemom.

Podrška core businessu

IT sektor Valamara ima 22 zaposlenika. Raspoređeni su po svim destinacijama, osim u Zagrebu. Najviše ih, ipak, djeluje u Poreču, gdje su sjedište firme, cijela aplikativna podrška i odjel infrastrukture.

IT odjel Valamara na okupu

Valamarovi objekti mogu primiti 56 tisuća gostiju dnevno, što direktno ili indirektno znači da mogu imati do 56 tisuća korisnika.

– IT odjel Valamara je ekipa koja daje podršku core businessu. Naravno da je svakom zaposleniku njegov problem najvažniji, i ponekad nam se dogodi da ne stignemo sve odraditi u istom trenu, jer problemi nisu istog prioriteta. Upravo tu sistematizaciju prioriteta pokušavamo riješiti uvođenjem Service Sheefta da bismo prioritete definirali iz perspektive businessa i vidjeli koji su stvarni zahtjevi.

Odnos sa Spanom

Vlastimir Ivančić ne štedi pozitivne misli kad je riječ o odnosu sa Spanom. Posebno naglašava pristup koji korisnika prati, s njim se dogovara i savjetuje – a ne da mu samo nudi.

– Span zna prepoznati stvarne probleme. Njihova prednost leži upravo u širini pogleda. Oni uvijek imaju inicijativu, nesebičan i iskren pristup – ističe Vlastimir.

O čvrstoći tog poslovnog odnosa svjedoči i redoviti godišnji radni sastanak na nekoj od Valamarovih lokacija kako bi se ocijenilo prošlo razdoblje i utvrdili planovi za budućnost.

– Svake godine pomislim, to je to, napravili smo sve što je trebalo… No, u toj diskusiji uvijek se nađu stvari koje možemo unaprijediti i napraviti još boljima. Osim infrastrukture, sad smo prvi put angažirali Span i kao konzultanta, kako bismo oblikovali poslovne procese u našem IT-u. Nemam straha, jer i na tom putu znamo da će Span imati spreman odgovor – zaključuje Vlastimir Ivančić, direktor IT-a u Valamaru.